Die Firma Leineweber GmbH & Co. KG betreibt in Herford ein Logistikzentrum, welches über 80 Filialen europaweit mit Ware versorgt sowie über den E-Commerce-Bereich B2C- als auch über 1.000 B2B-Kunden direkt beliefert.
Bei einem so hohen Aufkommen an Sendungen ist die Überprüfung der Frachtrechnungen nicht nur komplex, sondern birgt auch jede Menge Einsparpotenzial. Um die Frachtkosten digital zu verwalten, wurde das von der VCE entwickelte Frachtkostenmodul VCE FRAME in die bestehende IT-Struktur von BRAX eingegliedert.
Dabei wurden sämtliche Tarife aller Frachtführer von BRAX in VCE FRAME abgebildet. Dies beinhaltete auch individuell ausgehandelte Rabatte sowie Sonderpositionen.
Um alle von BRAX verschickten Sendungen – inklusive der Track&Trace-Daten – automatisch nach VCE FRAME zu exportieren, wurden individuelle Schnittstellen der von BRAX verwendeten IT-Systemen geschaffen und angesteuert.
Das Zusammenspiel zwischen Tarifen und Sendungsdaten ermöglichte VCE FRAME für jede Sendung die genauen Sollkosten auf Positionsebene genau zu kalkulieren. Durch die Track&Trace-Daten konnten auch unvorhersehbare Positionen (z.B. „zweite Zustellung“) entsprechend post-mortem der Sollfracht hinzugefügt werden.
Ebenso wurde eine Automatik zum Import und Verarbeitung aller digitalen Frachtrechnungen bereitgestellt. Dadurch besteht nun die Möglichkeit eine automatische Rechnungsprüfung mit VCE FRAME durchzuführen, indem die einzelnen Kostenpositionen der Rechnung mit denen der Sollfracht gegenübergestellt wurden.
Die dabei ggf. auftretenden Differenzen werden in einem automatisch erzeugten Abweichungsbericht aufgeführt und konnten dem Frachtführer gegenüber als Grundlage für eine Reklamation verwendet werden.
Mit VCE FRAME konnte die Frachtrechnungsprüfung somit vereinfacht werden und Abweichungen sicherer erkannt werden.
