Versandsoftware für Paket und Spedition: Ein Prozess für viele Versandarten
2.000 Sendungen am Tag, mehrere Paketdienste, eingespielte Abläufe. In einem solchen Lager kann Versand zunächst überschaubar wirken. Bis eine Bestellung andere Anforderungen mitbringt: Eine Palette geht per Spedition, ein Sofa benötigt 2-Mann-Handling und ein dringender Auftrag muss den Express-Cut-off erreichen.
Dann entscheidet sich, wie gut die Versandprozesse tatsächlich organisiert sind.
Versandsoftware für Paket und Spedition sollte unterschiedliche Versandarten in einem durchgängigen Ablauf zusammenführen. Dazu gehören die Übernahme der Auftragsdaten, die Auswahl geeigneter Carrier und Services sowie die Erstellung und Rückmeldung der Versandinformationen.
Für dein Lager bedeutet das: klare Arbeitsschritte, auch wenn im Hintergrund unterschiedliche Dienstleister und technische Schnittstellen beteiligt sind.
Warum mehrere Carrier den Versand komplex machen
Jeder zusätzliche Versanddienstleister erweitert die Möglichkeiten. Gleichzeitig entstehen neue Entscheidungen: Welcher Service passt zur Sendung? Welche Angaben werden benötigt? Was passiert, wenn ein Auftrag außerhalb der hinterlegten Regeln liegt?
Die Herausforderung wächst besonders dann, wenn verschiedene Versandarten zusammentreffen.
| Versandsituation | Was der Prozess berücksichtigen muss |
|---|---|
| Paketversand | Packstückmaße, Gewicht und geeigneten Paketservice |
| Speditionsversand | Ladeeinheiten, Transportanforderungen und vereinbarte Leistungen |
| 2-Mann-Handling | Gewünschte Zustellleistung und deren Verfügbarkeit am Zielort |
| Internationaler Versand | Zielland, Warenangaben und gegebenenfalls Zolldaten |
| Expressversand | Lieferanforderung, Serviceverfügbarkeit und Annahmeschluss |
Diese Anforderungen überschneiden sich. Eine internationale Sendung kann zugleich Express sein. Eine Palette kann zusätzliche Zustellleistungen benötigen.
Wer solche Entscheidungen über separate Portale, Tabellen und Erfahrungswissen organisiert, muss Informationen immer wieder zusammenführen. Genau hier sollte die Auswahl einer Versandsoftware ansetzen.
Was Multi-Carrier-Versandsoftware leisten sollte
Multi-Carrier-Versandsoftware verbindet mehrere Versanddienstleister innerhalb einer Anwendung. Für einen gemischten Versand aus Paketen, Paletten und sperrigen Waren ist jedoch entscheidend, wie gut sie deine konkreten Abläufe abbildet.
Prüfe deshalb nicht nur, ob ein Carrier angebunden ist. Prüfe auch, ob der benötigte Service, die passende Versandrelation und dein Vertragsmodell unterstützt werden.
1. Auftragsdaten aus ERP und WMS übernehmen
Ein durchgängiger Versandprozess beginnt mit verlässlichen Daten. Empfängeradresse, Auftragsreferenz und gewünschte Lieferleistung kommen beispielsweise aus dem ERP. Packstückdaten können während des Verpackens im Warehouse-Management-System ergänzt werden.
Lege für jedes Feld fest, welches System die führende Quelle ist. So lässt sich vermeiden, dass unterschiedliche Angaben zur gleichen Sendung im Umlauf sind.
Auch der Rückweg zählt: Sendungsnummern, Labels und Statusinformationen müssen dort verfügbar sein, wo Lager, Kundenservice und nachgelagerte Prozesse sie benötigen.
Bei der Auswahl lohnt deshalb ein genauer Blick auf die verfügbaren ERP-, WMS- und Shop-Integrationen und den jeweiligen Integrationsumfang.
2. Carrier und Versandservice anhand von Regeln auswählen
Eine sinnvolle Versandentscheidung berücksichtigt mehr als den Preis. Zuerst muss feststehen, welche Leistungen für den Auftrag überhaupt infrage kommen.
Ein mögliches Regelwerk prüft nacheinander:
- Welche Versandart passt zu den Packstücken und zur gewünschten Zustellung?
- Welche Carrier und Services sind für die Zieladresse verfügbar?
- Welche vertraglichen Vorgaben und Lieferanforderungen gelten?
- Welcher der geeigneten Services erfüllt die festgelegten Auswahlkriterien?
Die Regeln müssen zum tatsächlichen Betrieb passen. Eine niedrige Versandrate hilft wenig, wenn die benötigte Leistung fehlt oder der Annahmeschluss bereits überschritten ist.
VCE unterstützt im Multi-Carrier Management individuelle Versandregeln zur Auswahl von Carrier und Tarif. Auch Maße und Gewicht können in die Bestimmung von Versandmethode und Service einfließen.
3. Ausnahmen verständlich bearbeiten
Automatisierung braucht einen klaren Umgang mit Fällen, die sich nicht automatisch entscheiden lassen.
Fehlen Packstückdaten, passt kein Service oder widersprechen sich Auftragsangaben, sollte die Software einen nachvollziehbaren Bearbeitungsschritt vorgeben. Für das Lager muss erkennbar sein, welche Information fehlt und wer die Entscheidung treffen kann.
Eine hilfreiche Anforderung für eine Software-Demo lautet deshalb: Zeigt uns neben dem Standardauftrag auch einen Auftrag, der bewusst nicht durchläuft.
Daran lässt sich erkennen, wie gut das System den Arbeitsalltag unterstützt.
Beispiel: Drei Aufträge, ein gemeinsamer Ablauf
Ein Händler versendet Haushaltswaren und Möbel. Im selben Arbeitsbereich werden drei Bestellungen vorbereitet:
- Ein kleiner Artikel geht als Paket an eine Privatadresse.
- Mehrere Kartons werden auf einer Palette an einen Geschäftskunden geliefert.
- Ein Sofa soll mit einer vereinbarten Zustellleistung durch zwei Personen ausgeliefert werden.
Die Transportleistungen unterscheiden sich. Die Bearbeitung kann trotzdem einem gemeinsamen Grundablauf folgen: Auftrag aufrufen, Packstücke erfassen, Versandanforderungen prüfen, passende Leistung zuordnen und Sendung anmelden.
Ein einheitlicher Versandprozess bedeutet dabei nicht, dass jedes Packstück gleich behandelt wird. Er bedeutet, dass Unterschiede systematisch berücksichtigt werden und Mitarbeitende eine verständliche nächste Aufgabe erhalten.
Ob das für deinen Betrieb funktioniert, sollte mit eigenen Beispielaufträgen geprüft werden. Beziehe dabei auch Retouren, Stornierungen und nachträgliche Änderungen ein.
Sieben Fragen für die Auswahl deiner Versandsoftware
Bevor du Lösungen vergleichst, beschreibe deine wichtigsten Versandfälle. Diese Fragen helfen bei der Bewertung:
- Lassen sich Paket, Palette und benötigte Sonderleistungen im vorgesehenen Ablauf bearbeiten?
- Sind die tatsächlich genutzten Carrier-Services und Versandrelationen abgedeckt?
- Können vorhandene Verträge und Auswahlregeln berücksichtigt werden?
- Welche Daten tauschen ERP, WMS und Versandsoftware miteinander aus?
- Wie werden fehlende Angaben und nicht verfügbare Services behandelt?
- Wie kommen Sendungsnummern und Versandstatus zurück in die führenden Systeme?
- Was muss angepasst werden, wenn ein weiterer Standort oder Carrier hinzukommt?
Ergänze diese Fragen um messbare Ziele: Wie viele Aufträge benötigen heute manuelle Nacharbeit? Wie oft wechseln Mitarbeitende zwischen Anwendungen? Wie lange dauert die Versandbearbeitung pro Auftrag?
Mit einem solchen Ausgangspunkt kannst du später prüfen, ob die neue Lösung den gewünschten Nutzen bringt.
Versandprozesse mit VCE zusammenführen
Die VCE Shipping Platform verbindet Shops, ERP, WMS und Carrier und unterstützt die zentrale Steuerung unterschiedlicher Versandprozesse. Dazu gehören regelbasierte Abläufe, Multi-Carrier Management und die Übersicht über Sendungsinformationen. Mehr dazu auf der Seite zur VCE Versandsoftware.
Der Ausgangspunkt ist dein konkreter Versand: Welche Aufträge laufen bereits zuverlässig? Wo entstehen Rückfragen? Welche Sonderfälle erfordern zusätzliche Arbeit?
Du möchtest Paketversand, Spedition und weitere Versandanforderungen in einem gemeinsamen Prozess organisieren? Bring deine typischen Aufträge und die kniffligen Ausnahmen mit. Gemeinsam prüfen wir, wie sich diese Abläufe mit VCE abbilden lassen.