Erhöhtes Versandaufkommen im Weihnachtsgeschäft

Erhöhtes Versandaufkommen im Weihnachtsgeschäft

Weihnachtsgeschäft

Weihnachten kommt immer überraschend – Außer für Logistiker

Der Urvater der Logistik ist der Weihnachtsmann. Er schafft es, weltweit Geschenke termingerecht und quasi überall zur gleichen Zeit zuzustellen. Okay, die Wunschzettel-Bestellungen haben ja auch meist einen Vorlauf von einigen Wochen – kein Problem für einen Logistiker der etwas auf sich hält?

Die Realität sieht anders aus. Unsere Kleinen fiebern natürlich Weihnachten entgegen und Wunschzettel werden tatsächlich meist schon einige Wochen vor Weihnachten geschrieben. Aber in der Welt der Eltern, unseren tatsächlichen Endkunden, gibt es meist einfach viel zu viel zu tun und plötzlich steht Weihnachten wieder vor der Tür und es ist kaum noch Zeit, Geschenke zu besorgen.

Das bedeutet nicht nur ein wochenlang erhöhtes Versandaufkommen, sondern eine alle Jahre wieder auftretende Saisonspitze zum Jahresende, die die Kapazitätsgrenzen von Versanddiensten sprengt und die Versandabfertigung und die Geduld der Kunden auf eine harte Probe stellt.

Nicht umsonst kommen die ersten Weihnachtsgebäcke bereits am Ende der Sommerferien in den Handel. Was immer vorproduziert und vorversandt werden kann, wird aus der Lastspitze zeitlich nach vorne verlegt. Da sind wiederkehrende Bedarfe an Spekulatius, Dominosteinen und Co. geradezu ideal, da gut vorhersagbar.

Ganz anders jedoch mit allen Dingen, die, insbesondere im Online-Handel, jedoch konzentriert in den letzten 2 Monaten bewegt werden müssen. Die über das Jahr an „next-day-delivery“ Service gewöhnten Kunden erwarten diesen ungeduldig auch am Jahresende. Nichtsdestotrotz gibt es eine natürliche Obergrenze bei den verfügbaren Ressourcen im Transport: Angefangen bei der Verkehrs-Infrastruktur über die Sortier- und Lagerkapazitäten der Distributionszentren bis hin zur Personalverfügbarkeit insbesondere auch für Fahrer und Zusteller.

Man stelle sich vor: Vor Weihnachten müssen an Spitzentagen mehr als 15 Millionen Pakete zugestellt werden!

Wer in Ballungszentren lebt, hat es vielleicht schon mal erlebt: Zusteller klingeln gar nicht erst, sondern werfen gleich eine Karte ein, da sie sonst gar keine Chance hätten, die Masse an Paketen in einem Arbeitstag zu bewältigen. Zum Teil fehlt sogar die Benachrichtigungskarte, und der hoffentlich internetaffine Kunde muss den Zustellungsort über die Paketverfolgung herausfinden.

Solche Zustände sind tatsächlich keine Einzelfälle mehr, sondern in einigen Ballungszentren schon Standard. Daran ist aber nicht der Paketbote schuld, der sich einfach nicht anders zu helfen weiß. Es fehlt trotz Saisonkräften und angemieteten Transportern an Personal, Fahrzeugen und auch an Platz auf den Straßen. Die Folge sind erboste Kunden, deren Zorn sich nicht immer nur auf die Paketdienste konzentriert, sondern stattdessen auch häufig auf den Händler zurückfällt.

Weihnachtsgeschäft

Was kann der Versandhändler also selbst unternehmen, um seine Kunden letzten Endes doch zufrieden zu stellen?

Die Bestellmengen nehmen also weiter zu, obwohl zu Spitzenzeiten jetzt schon Kapazitätsgrenzen weit überschritten sind. Wie soll das weitergehen?

Bei den Paketdiensten findet inzwischen langsam ein Umdenken statt: Preisanpassungen und Zustelllimits werden diskutiert. Davon bekommt der Endkunde momentan noch nichts mit – und insofern ist das Problem für den Händler immer noch dasselbe. 

Was Sie als Händler unternehmen können:

Tipp Nr. 1: Kommunikation & Marketing optimieren

Wer eine gute Beziehung zu Kunden aufbaut, kann vorausschauend und frühzeitig mit Werbeaktionen und Rabatten zum frühen Einkauf von Weihnachtsgeschenken anregen. Sicher lässt sich nicht ändern, dass niemand im August an Weihnachtsgeschenke denkt. Aber zur Entzerrung der Versandspitzen ist ja während des Herbstes eigentlich genug Zeit – vorausgesetzt, man erreicht seine Kunden. Hier ist also die Optimierung der Kundenbeziehung und des Marketings gefragt. Zur Kommunikation gehört selbstverständlich auch die für den Kunden einsehbare Sendungsverfolgung, ganz gemäß dem Motto: Ein informierter Kunde ist ein zufriedener Kunde.

Tipp Nr. 2: Versandabwicklung optimieren

Das größte Problem liegt zwar in der Zustellung, aber auch schon in der Versandabfertigung kann das erhöhte Volumen zu Verzögerungen und sogar zum Stillstand des Lagers führen:
Es braucht mehr Personal als sonst und je nach räumlichen Kapazitäten lässt sich das Mehr an Versandaufkommen leider auch nur in mehr Zeit abarbeiten.
Der Labeldruck ist abhängig von den Servern der Versanddienstleister. Ist der Server überlastet, können keine Label mehr gedruckt werden und das Lager steht.

Damit es den Mitarbeitern in der Versandabfertigung nicht wie dem Weihnachtsmann in unserem Artikelbild ergeht, sollte rechtzeitig geprüft werden, ob die bestehenden Prozesse, die eingesetzte Software und Technik und die Kapazitäten Versandspitzen wie Weihnachten standhalten. Leistungsfähige Versandsysteme automatisieren Prozesse bei der Transportvergabe, bei der Transportabwicklung und der Frachtabrechnung: Angefangen bei der Wahl des bestmöglichen Carriers, der elektronischen Auftragsvergabe und Avisierung bis hin zur Frachtenabrechnung und Frachtenprüfung. Auch der ungeduldig auf seine Geschenkpakete wartende Kunde kann über integrierte web-basierte Statusinformationen via Track&Trace automatisiert informiert werden.

VCE Solutions bietet Ihnen mit den Lösungen VCE CARMA, VCE FRAME und VCE PERFORM ein leistungsfähiges Ensemble für die IT-Unterstützung im Versand. Übrigens können mit VCE CARMA Versandlabel gesammelt generiert werden, die Sie dann offline ausdrucken können, wenn sie benötigt werden. So machen Sie sich unabhängiger von den Serverkapazitäten Ihrer Versanddienstleister.

Es bleibt spannend, wie die Zustellung an Privathaushalte in der Zukunft aussehen wird. Im Moment muss man ehrlich bleiben: Es ist nicht ganz optimal. Aber jeder Versandhändler kann zumindest die eigenen Prozesse optimieren, mit Automatisierungen arbeiten und über das ganze Jahr hinweg eine gute Beziehung zum Kunden pflegen. Wer die Verantwortung nur den Versanddiensten zuschiebt, verschenkt wertvolles Optimierungspotenzial. Wir beraten Sie zu Logistiksoftware, prüfen Ihre Logistikprozesse und finden die für Sie optimale Lösung, damit Sie auch in Spitzenzeiten Ihrer Konkurrenz einen Schritt voraus sind.

Dann muss die weltweite irdische Logistik nur noch die Zustellquoten und den CO2-Footprint des Weihnachtsschlittens erreichen und der gute alte Weihnachtsmann kann in den Ruhestand.

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