6. Oktober 2020

Versandprozesse skalieren am Beispiel eines Startups mit Shopify-Webstore

So lassen sich auch bei plötzlichem Wachstum Kommissionierfehler vermeiden und Versandprozesse skalieren

Wenn Out-of-the-Box Lösungen wie Standard-Shopify Addons nicht ausreichen, um einer steigenden Nachfrage gerecht zu werden, braucht es individuelle und gezielte Lösungen.

Denn optimierte Versandprozesse sind der Schlüssel zu schnellen Lieferungen, guter Produktverfügbarkeit und ausreichenden Kapazitäten für Kundenservice.

Wie sich Versandprozesse skalieren lassen und Kommissionierfehler vermieden werden können, zeigt das Startup „Littlefoot“, besser bekannt durch ihre Kinderschuhmarke „Lotta & Emil“:

Nora und Lars Meyer sind Gründer aus Herzblut. Ihre Marke „Lotta & Emil“ steht für fair hergestellte, gesunde und wertige Kinderschuhe zu bezahlbaren Preisen.

Wie das geht?

Eigene Marke, eigener Vertrieb und insbesondere eigene Logistik sind der Schlüssel. Lars Meyer war vor seiner Gründung jahrelang beim bekannten Kontraktlogistiker Meyer&Meyer sowie bei Hellmann in den Bereichen Logistik und IT tätig. Folglich bringt er wichtiges Know-How für Logistikprozesse und die zielführende Ausgestaltung der Logistik-IT-Landschaft mit.

Lars Meyer über die Herausforderungen im Wachstum seines Startups:

„Vor 2 Jahren habe ich mit meiner Frau Nora das Startup Lotta und Emil gegründet.

Anfangs standen wir zu zweit im Keller und haben Bestellungen gepackt. Aber je mehr Wachstum wir verzeichneten, desto komplexer wurde der Versandprozess.

Wir arbeiten mit Shopify und obwohl es eine große Zahl von Add-Ons für Shopify gibt, konnten wir keine passende Lösung auf dem deutschen Markt finden, die eine 2-stufige Kommissionierung und eine Kontrollfunktion (Gegenscannen) beim Packen beinhaltete, um Kommissionierfehler zu vermeiden.

Das bedeutete also bis vor kurzem, dass unsere Mitarbeiter im Lager jede Bestellung einzeln zusammenstellen mussten, weil keine Software die Bestellungen aus Shopify zu Packlisten kumulieren konnte. Zudem gab es keine Gegenscan-Funktion der kommissionierten Sendung. Fehler beim Packen oder auch durch den Kunden per Mail geschickte Updates blieben so unbemerkt und unberücksichtigt.

Überflüssige Laufwege im Lager und natürlich auch hier und dort mal Fehler beim Packen waren die Folge. Das kostet natürlich unnötigerweise eine Menge Geld. Wenn ein Kunde also versehentlich Schuhgröße 23 bestellt, aber 24 meinte – und uns dies in einer Email mitteilt, dann wollen wir das natürlich auch berücksichtigen, auch, um unnötige Retouren zu vermeiden.

Mehr Bestellungen heißt natürlich, insbesondere im Bereich Fashion: Mehr Retouren. Niemand bearbeitet gern Retouren. Wenn es dann noch notwendig wird, zur Zuordnung von Kundenemails zu einer Retoure mehrere Software-Systeme zu öffnen, zieht sich der Prozess nur noch mehr in die Länge.

Dazu kommt, dass Schuhe allgemein recht anspruchsvolle Produkte sind, insbesondere im Versandhandel. Zum einen passt auch der beste Schuh nicht jedem, also muss eine gewisse Retourenquote eingeplant werden. Zum anderen muss jedes Modell in einer hohen Anzahl von Größen vorrätig sein. Die Warenverfügbarkeit ist daher wirklich eine Herausforderung.

Eine gute Warenverfügbarkeit ist also ein wichtiger Erfolgsfaktor für uns und sicher auch viele andere Versandhändler.“

Unter Umständen reicht ein einziger ungünstig gestalteter Prozess, um einem Unternehmen die Existenz zu kosten.

Als erfahrener Logistik- und Prozessprofi hat Lars Meyer diese Problematiken rechtzeitig erkannt und gelöst.Nicht jeder Unternehmer bringt diese Erfahrung mit. Allerdings reicht unter Umständen schon ein ungünstig gestalteter Prozess, um einem Unternehmen die Existenz zu kosten.

Wenn die Fehlerquote beim Versand zu stark steigt, individuelle Kundennachrichten zu langsam registriert und bearbeitet werden oder die Retourenbearbeitung zu lang dauert, sind wütende Rezensionen wirklich keine Seltenheit. Die Konkurrenz im E-Commerce ist heute unfassbar groß und die Erwartungen der Konsumenten hinreichend bekannt: Die Lieferung wird am nächsten Tag erwartet, die Bearbeitung von Nachrichten sollte am besten sofort oder zumindest am gleichen Tag erfolgen und die Erstattung bei einer Retoure am besten gleich nach Ankunft des Paketes auf den Weg geschickt werden.

Wenn Sie ein eigenes E-Commerce-Unternehmen aufbauen, stellt sich also auch die Frage: Sind wir wirklich bereit für Wachstum? Sind meine Prozesse dafür geschaffen, auch ein höheres Sendungsaufkommen abzufertigen? Wie schnell kann ich in der Beschaffung oder Produktion auf eine höhere Nachfrage reagieren?

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Optimierung der Versandprozesse

Stellschrauben zur Skalierung der Versandabfertigung beim Startup Lotta&Emil

Maßnahmen zur Prozessoptimierung im Überblick:

Soweit – gute Ideen, aber wie konnten das junge Startup diese in Kombination mit der vorhandenen IT-Infrastruktur umsetzen?

Zuerst machte sich Lars Meyer auf die Suche nach fertigen IT-Lösungen. Doch auch wenn es eine Menge von Shopify-Addons gibt, gab der deutsche Markt dafür nichts Passendes her.

Daher entwickelten wir bei der VCE GmbH gemeinsam mit Lotta & Emil die fehlenden Bindeglieder zwischen Shopify, den Prozessen im Lager und der Kundenkommunikation. Und so haben wir die Ideen umgesetzt:

Schritt 1: Anbindung von Shopify an VCE Carma

Unser Versandmodul VCE Carma stellt die Basis für die Versandabfertigung. VCE Carma generiert Versandlabel, meldet Sendungen beim Versanddienstleister an und stellt Trackingdaten zur Verfügung. Um die Anbindung an Shopify zu realisieren, haben wir das Plugin „Carma eCom“ entwickelt. Dieses transferiert Bestelldaten und Trackingdaten zwischen Shopify und VCE Carma und stellt den Mitarbeitern bei Lotta&Emil eine benutzerfreundliche Oberfläche zur Verfügung. Neben der Schnittstellenfunktion kumuliert „Carma eCom“ Bestellungen zu Packlisten und ermöglicht so die 2-stufige Kommissionierung. Ist die Sendung zusammengestellt, folgt ein Abgleich mittels Gegenscannen. Fehler werden somit sofort bemerkt.
In diesem Zuge können auch noch Änderungen seitens des Kunden berücksichtigt werden, die automatisch durch das System beim Gegenscannen mitgeteilt werden. Schließlich ruft „Carma eCom“ das benötigte Versandlabel von VCE Carma ab und das Paket geht auf den Weg zum Kunden.

Schritt 2: Entwicklung Retourenportal und Optimierung des Retourenprozesses

Die Optimierung des Retourenprozesses war notwendig, um Retouren für Kunden und Lagerpersonal einfacher und schneller zu machen. Mit dem von uns entwickelten Retourenportal kann der Endkunde über seine Bestellnummer bestimmen, welche Bestellposten retourniert oder umgetauscht werden sollen und sein Retourenetikett ausdrucken.
Die Kundeneingaben werden dann nach „Carma eCom“ weitergeleitet, womit Tracking und Avisierung der Retouren möglich werden. Diese smarte Idee hilft entscheidend, die Warenverfügbarkeit zu optimieren. Da Fashion und insbesondere Schuhe eine hohe Rücksendequote haben ist ein nicht zu unterschätzender Teil des verkaufbaren Lagerbestands unterwegs statt im Lager. Wenn klar ist, was wann wieder da ist, kann es auch schon auf Anfrage hin angeboten werden.

Nora und Lars Meyer sind zufrieden. Kein Mitarbeiter braucht mehr 5x in den Keller zu laufen, um das gleiche Modell Schuhe herauszusuchen. Carma eCom stellt den Fahrplan für die 2-stufige Kommissionierung bereit. Die Retourenbearbeitung geht nun leicht von der Hand und durch die Avisierung der kommenden Retouren hat Lotta & Emil mehr Spielraum bei der Warenverfügbarkeit.

Wenn weitere Funktionen benötigt werden sollten, dann stehen zum einen die bereits vorhanden VCE Solutions TMS Module zur verfügung, die wichtige Bereiche für Versand- und Transportprozesse abdecken. Falls doch eine Anbindung oder Funktion fehlt, so sind individuelle Entwicklungen von unserer Seite möglich.

Lars Meyer bringt mit seiner Erfahrung im Unternehmertum, Prozessen und Logistik existenziell wichtiges Know-How in sein junges Unternehmen ein und damit ist er seiner Konkurrenz oft den entscheidenden Schritt voraus.

Lars Meyer

Kinderschuhmarke Lotta & Emil / Littlefoot GmbH

Für uns als stark wachsendes Startup mit einem Shopify-Webshop war es gar nicht so einfach, unsere Versandprozesse zu skalieren, da der deutsche Markt an Versandlösungen mit Shopify Anbindungen nichts hergab, das unseren Anforderungen gerecht wurde.

Wir brauchten eine 2-stufige Kommissionierung, Gegenscannen zur Sendungskontrolle, ein Retourenportal mit Sendungsavis und Integration der Kundenkommunikation. Die VCE GmbH bietet mit VCE Carma eine leistungsfähige Versandlösung und konnte uns individuell alle gewünschten zusätzlichen Features wie z.B. die Anbindung an Shopify entwickeln.

Unsere Mitarbeiter können nun noch effizienter kommissionieren und die Fehlerquote ist quasi bei Null. Wir blicken entspannt in die Zukunft, denn jetzt sind unsere Versandprozesse perfekt auf ein hohes Sendungsaufkommen abgestimmt.

Prozessdesign optimieren

Wenn in Ihrem Unternehmen ebenfalls Transport- oder Versandprozesse zum Tagesgeschäft gehören, dann schauen Sie sich Ihre Prozesse immer wieder auf Effizienz und Skalierbarkeit an. Wir entwickeln natürlich nicht nur die Lösung zu bereits bekannten Problemen, sondern helfen auch, Schwachstellen zu identifizieren.

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