Das passende WMS

Wann brauche ich ein WMS?

Ein WMS lohnt sich nicht nur für Großkonzerne. Auch kleine und mittelständische Unternehmen profitieren enorm, wenn:

• Lagerprozesse auf Papier oder Excel basieren (Hohe Ressourcenbelastung durch manuelle Arbeit)
• Kommissionierfehler zunehmen
• Bestände nicht in Echtzeit erfasst werden können (Kunde bestellt Ware was nicht mehr auf Lager ist)
• mehrere Lagerstandorte verwaltet werden müssen
• das Unternehmen stark wächst oder saisonale Peaks auftreten

Sobald Sie merken, dass Ihre bestehenden Prozesse an ihre Grenzen stoßen, ist es Zeit, sich mit dem Thema WMS auseinanderzusetzen.

Was muss ich bei der Auswahl eines WMS beachten?

Nicht jedes System ist für jedes Unternehmen geeignet. Ein gezielter Auswahlprozess ist entscheidend.

Anforderungen definieren

Bevor Sie Anbieter vergleichen, sollten Sie ein detailliertes Anforderungsprofil erstellen.

Welche Prozesse müssen abgebildet werden?
Welche Schnittstellen werden benötigt? (Shop/ERP/Buchhaltung/Hardware)
Benötigen Sie mobile Lösungen?

Je klarer Ihre Anforderungen sind, desto gezielter können Sie geeignete Systeme identifizieren.

Funktionen

Ein gutes WMS sollte folgende Punkte abdecken:

• Lagerstrategien (z. B. FIFO, LIFO, chaotische Lagerhaltung)
• Seriennummern- und Chargenverwaltung
• Retourenabwicklung
• Reporting- und Analysefunktionen
• Benutzerfreundliche Oberfläche & mobile Nutzung 

Skalierbarkeit und Flexibilität

Wenn Ihr Unternehmen oder die Nachfrage wächst, sollte auch das WMS problemlos mitwachsen können. Achten Sie darauf, dass das System modular aufgebaut und flexibel erweiterbar ist. Ein klassisches Beispiel sind Spitzenzeiten. Wenn kurzfristig mehr Ware verschickt oder im Lager gepickt/verpackt wird.

Cloud oder On-Premise?

Hier gibt es keine pauschal richtige Antwort. Cloud-Lösungen sind in der Regel schneller einsatzbereit und wartungsärmer. On-Premise-Systeme bieten mehr Kontrolle, erfordern aber IT-Know-how und eigene Infrastruktur. Auch Wartung und Updates sind bei Premise-Lösungen im Vergleich zur Cloud-Version (vor allem bei mehreren Standorten) komplexer durchzuführen.

Datenschutz und Sicherheit

Gerade bei der Arbeit mit sensiblen Daten ist es wichtig, dass das System DSGVO-konform ist. Klären Sie:

– Wo die Daten gehostet werden
– Welche Zugriffskontrollen es gibt
– Wie Backups und Updates geregelt sind 

Eine ISO 27001-Zertifizierung des WMS bringt Sicherheit in die IT-Landschaft.

Support und Service

Ein verlässlicher Anbieter bietet nicht nur ein gutes Produkt, sondern auch professionellen Support, Schulungen und regelmäßige Updates. Achten Sie darauf, wie erreichbar der Anbieter ist und ob der Service im Preis enthalten ist.

WICHTIG: Bei einigen Anbietern lohnt es sich zu hinterfragen, wenn die Erstellung von WMS Software nicht das Kerngeschäft ist. Im Jahr 2026 werden manche große WMS nämlich das End-of-Life erreichen.

So gelingt die Einführung eines WMS

Ein leistungsfähiges System allein reicht nicht aus – auch die Einführung muss gut durchdacht sein. Hier die wichtigsten Schritte für einen erfolgreichen Start:

1. Ist-Analyse: Ist-Zustand der Prozesse erfassen

Analysieren Sie Ihre bestehenden Prozesse im Detail. Welche Abläufe laufen bereits effizient? Wo gibt es Engpässe, Fehlerquellen oder Medienbrüche? Diese Erkenntnisse bilden die Grundlage für das Anforderungsprofil.

2. Anforderungsprofil erstellen: Was muss das WMS leisten?
Listen Sie auf, welche Funktionen das neue System unbedingt erfüllen muss und welche „nice to have“ sind. Berücksichtigen Sie auch Schnittstellen zu bestehenden Systemen wie ERP, Versandtools oder Online-Shops.

3. Anbieter vergleichen: Schaffen Sie Transparenz

Vergleichen Sie verschiedene Anbieter und holen Sie sich Demos oder Testzugänge. Achten Sie dabei nicht nur auf die Software, sondern auch auf Service, Referenzen und Weiterentwicklungsmöglichkeiten.

Longlist: Kosten, Funktionen, Service, Skalierbarkeit, Referenzen in der gleichen Branche vergleichen.
Shortlist: Wo liegt für euch der perfekte Fit?

4. Pilotphase einplanen: Risiko minimieren

Führen Sie das WMS zunächst in einem kleinen Bereich oder Lagerabschnitt ein. So können Schwachstellen frühzeitig erkannt werden, ohne das gesamte Lager zu gefährden.

5. Mitarbeitende schulen: Nehmen Sie Ihr Team mit

Schulen Sie Ihr Team rechtzeitig. Wer die Software versteht und die Vorteile erkennt, wird sie eher akzeptieren und effektiv nutzen. Binden Sie die Mitarbeitenden so früh wie möglich ein – das schafft Vertrauen.

6. Go-Live gut begleiten: Planen Sie die Umstellung mit einem klaren Zeitplan

Stellen Sie sicher, dass der technische Support in dieser Phase schnell und unkompliziert erreichbar ist, entweder intern oder durch den Anbieter.

7. Kontinuierlich verbessern: Nach dem Go-Live ist vor der Optimierung

Überprüfen Sie regelmäßig, ob das System optimal genutzt wird und passen Sie die Prozesse gegebenenfalls an. Ein gutes WMS bietet dafür die nötige Flexibilität.